Lean-Administration

Unter Lean-Administation versteht man die Umsetzung der Lean-Prinzipien in allen "Büro Arbeitsplätzen". Ziel ist, die Tools und Prinzipien aus der Produktion auf "Arbeitsplätze mit Stuhl und Monitor" zu übertragen und sinnvoll anzuwenden.

Die Schwierigkeit bei der Anwendung auf die Büro Arbeitsplätze ist unter anderem, dass viele Teilprozesse und Handlungen selten mehrmals hintereinander zum Einsatz kommen. Zugegeben, ein Teil der täglichen Arbeit wird täglich wiederholt, und für diesen Bereich kann man einige Tools aus der Produktion anwenden. Wenn man aber der 80/20 Formel folgt, muss man bei den anderen Hälfte anfangen um auch im Büro "Lean" zu werden. Genau wie bei Lean-Development gibt es auch im Büro zu wenig Kennzahlen, an denen man seinen Erfolg messen kann.

Tipp: Bevor Lean-Administration flächendeckend umgesetzt wird, sollten sinnvolle Kennzahlen vorhanden sein. Ist dies nicht der Fall, könnte die Einführung im worst case Fall auch bedeuten, dass man sich verschlechtert anstelle verbessert. Die ersten ein bis zwei Jahre kann dies auch bedingt durch Schulungen und Veränderungen vorkommen. Der Effekt wird auch als "Tal der Tränen" bezeichnet und ist bei den meisten Veränderungen der Regelfall. Wenn der Zustand jedoch länger andauern sollte, muss gehandelt werden und die Ursache analysiert werden.

Als erstes würde ich mit einem 5S-Workshop anfangen, da hier häufig sehr viel Potenzial vorhanden ist und es den täglichen Suchaufwand reduziert. Zudem ist der Implementierungsaufwand relativ gering. Nur durch 5S wird man aber nicht gleich Lean! Ein weiterer wichtiger Schritt ist eine definierte Ablagestruktur in der ganzen Firma zu definieren und diese flächendeckend umzusetzen. Der Suchaufwand beim Suchen von Daten im System, die vor längerer Zeit oder von anderen Personen abgelegt wurden, nimmt täglich viel Zeit in Anspruch.